15 Tipps für mehr Zeit: Teil 003/2

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Schaffen Sie ein gutes Verhältnis mit der Dame am Empfang beim Arzt und vereinbaren Sie einen möglichst exakten Termin, um im Wartezimmer nicht lange sitzen zu müssen. Und so machen Sie es auch mit Ihrem Friseur, im Nagelstudio, bei der Physio-Therapie oder bei der Fußpflege. Ihre Termine müssen auf den Punkt sitzen, um Zeit zu sparen. Und sammeln Sie alle nötigen Arbeitsschritte wie Post, Bank oder Einkauf und dann zaubern Sie sich einen Plan, um alles der Reihe nach konzentriert abzuwickeln. Man nennt das auch Arbeitsorganisation im Privaten. Stürzen Sie sich nie in blinder Panik auf die nächstliegende Aufgabe, das kostet Sie nur Zeit. Schieben Sie auch öfter mal Dinge einfach auf. Es muss nicht alles gleich und sofort erledigt werden. Aber schieben Sie clever und intelligent auf. Lernen Sie, Wichtiges von Unwichtigem zu trennen. Blinder Aktionismus kostet uns einfach viel zu viel Zeit. Werden Sie nicht zum Getriebenen, sondern treiben Sie stattdessen Ihre Mitmenschen und vermeintlichen wichtigen Aufgaben vor sich her.

Noch eins ist wichtig:

Reagieren Sie stets besonnen und cool. Denn im Angesicht von Katastrophen oder Fehlern oder sonstigen schlimmen Ereignissen handeln wir falsch und verlieren dabei viel kostbare Zeit. Panikartig stürzen wir uns unüberlegt in die Lösung von Problemen. Wir handeln unüberlegt und gehen doppelte Wege. Unsere Fehlentscheidungen müssen aufwendig wieder repariert werden.

  • Wir haben zwar all die modernen Kommunikationsmittel wie Internet, Computer, Laptop, Tablet oder Smartphone, doch wir nutzen bei weitem nicht das ganze Potenzial aus, das uns dies alles bietet. Wir geben uns zu schnell mit den für uns notwendigsten Anwendungen zufrieden und übersehen dabei, dass uns die technische Ausstattung noch viel mehr Zeit ersparen kann. Wir haben Sie ja nun einmal, also beschäftigen Sie sich auch etwas intensiver damit. Sicher, es kostet erst einmal Zeit. Aber wie bei jeder Investition muss man erst mal etwas einsetzen – Geld oder Zeit – und gewinnt dann aber umso mehr.

Beschäftigen Sie sich beispielsweise mit der Software, die auf Ihren Geräten installiert ist. Sie könnten Ihre Korrespondenz schneller erledigen, Ihre Texte besser schreiben, eine Sprachsoftware nutzen, die Ihnen alles schreibt, was Sie sprechen; Sie könnten Ihr Haushaltsbuch führen, Kalkulationen aufstellen, einen Post- oder Newsletter-Verteiler aufbauen, der automatisch gleiche Briefe oder Nachrichten an hunderte Empfänger verschickt. Nutzen Sie Ihren Laptop als Kalender, Erinnerungs-Funktion, Wecker oder Geburtstagsliste.

Rechnen Sie Ihre Ausgaben und Einnahmen aus, nutzen Sie Ihr Gerät für die Buchhaltung. Versenden Sie Sprachnachrichten, statt umständlich selbst zu schreiben und sich dann auch noch zu vertippen. Richten Sie für Ihren Online-Shop einen Autopiloten ein, der alles – von der Bestellung über Bezahlung bis zum Versand – selbst regelt, ohne dass Sie einen Finger rühren. Ein Email-Programm mit automatischer Antwortfunktion oder Abwesenheitsnotiz sowie kompletter Adresse und Begrüßungsfunktion spart viel Zeit.

Merken Sie nun, wo Sie sich überall das Leben einfacher machen und Zeit sparen können? Es gibt noch weitaus mehr Möglichkeiten. Sie können Ihre digitalen Bilder verwalten, Ihre Lieblingsmusik einmal abspeichern und dann immer zur Hand haben; Sie finden im Internet zu allen möglichen Angelegenheiten Musterbrief-Vorlagen. Nutzen Sie das World Wide Web für alles – für die Arztsuche, als Adress-Quelle, als Telefonbuch, für die Recherche, Hotel- und Flugsuche, für die Öffnungszeiten Ihrer Apotheke oder Supermärkte, zur Bestellung von Waren; selbst den Post-Nachsendeantrag können Sie online buchen wie auch alle Ihre Bankgeschäfte abwickeln. Sie müssen nicht mal zur Arbeitsagentur rennen oder zur Rentenversicherung, alle Anträge können Sie online einreichen, selbst Ihre Steuererklärung geben Sie online ab. Früher mussten Sie zu jedem einzelnen Büro flitzen und dort auch noch lange Wartezeiten einplanen. Heute sitzen Sie bequem an Ihrem Computer und erledigen das von zu Hause aus, wann immer Sie Zeit haben. Wenn Sie schon mal online sind, dann bündeln Sie doch alle Aktivitäten, die Sie übers Web auch erledigen können. So verschaffen Sie sich viel freie Zeit, die Sie mit Ihren Lieben verbringen können oder in der Hängematte im Garten oder sogar in einem Extra-Urlaub, den Sie durch Zeitersparnis rausgeschlagen haben. Nutzen Sie die modernen Methoden und Geräte in allen Lebensbereichen.

  • Unser eigenes Kommunikationsverhalten ist manchmal recht kompliziert. Wir können einfach nicht schnell auf den Punkt kommen und eiern stattdessen herum, gehen wie die Katze um den heißen Brei herum. Uns plagt auch die Aufschieberitis. Wir erledigen unangenehme Dinge wie Rechnungen überweisen oder Fragebögen ausfüllen auf den Sankt-Nimmerleins-Tag, bis es fast schon zu spät ist und der Leidensdruck uns hetzt. Dann werden wir hektisch und verlieren unkoordiniert viel Zeit. Der Termindruck macht uns kopflos und dann gehen wir doppelte und dreifache Wege. Aufschieben an und für sich ist nichts Schlimmes, man muss aber intelligent aufschieben und den Überblick behalten. Lassen Sie sich nicht von jedem bedrängen.

Tante Gertrud kann auch noch eine Woche warten. Sie verbinden den Pflichtbesuch bei Ihrer Erbtante zusammen mit anderen Besorgungen auf einem Weg. Das ist doch viel effizienter und zeitsparender. Ein kluger Mann aus Amerika sagte sogar einmal: „Es gibt in diesem Leben viele verschiedene Möglichkeiten, keinen Erfolg zu haben. Die sicherste ist, alles sofort machen zu wollen.“ Sogar der Schlüssel zu nachhaltigem Erfolg sei das Aufschieben. Manchmal reden wir auch einfach zu viel, anstatt zu handeln. Besprechen Sie nicht alle Kleinigkeiten mit Ihrem Partner oder Ihrer Partnerin. Manches können Sie auch schnell selbst entscheiden und abhaken. Endlos lange Diskussionen verbrauchen so viel Zeit und am Ende kommt doch sowieso das gleiche Ergebnis raus. Gehen Sie schnell ergebnisorientiert vor. Überlegen Sie sich vorher, was Sie erreichen wollen – und dann aber ran an den Speck.

Lernen Sie, sich klar auszudrücken, dass der andere Sie auch schnell versteht. Ihre Sprache muss deutlich sein, für jedermann verständlich. Definieren Sie auch Wünsche klarer („Ich möchte mir heute Abend im Kino den neuen James Bond unbedingt ansehen!“). Versuchen Sie, Nachdruck zu vermitteln. Es ist Ihr absoluter Wunsch, und nur der macht Sie heute glücklich. Ihr Partner oder Ihre Partnerin kann dann entscheiden, ob er/sie auf den Zug aufspringt oder etwas anderes allein unternimmt. Legen Sie Fakten auf den Tisch. Eiern Sie nicht herum („Ich würde mir eigentlich heute Abend gerne …“ oder „Eventuell könnten wir heute zusammen …“).

Genau das führt doch wieder zu endlos langen Diskussionen und auch Missverständnissen, die Ihnen kostbare Zeit rauben. Klare Kante statt Rum-Geeiert! Legen Sie Ihre vornehme Zurückhaltung und Diplomatie ab. Verwirren Sie Ihr Gegenüber auch nicht. Schreiben Sie nicht jedem Verwandten oder Freund einen persönlichen Weihnachtsgruß. Man kann Briefe so fassen, dass Sie noch persönlich klingen, aber zeitsparender gleich hundertfach rausgehen. Nutzen Sie auch bei dieser Art von Kommunikation alle modernen Möglichkeiten. Sprechen Sie Nachrichten oder Grüße ins Smartphone, singen Sie ein Lied, schicken Sie Fotos oder Videos. Das ist schneller geschafft und hat einen Aha-Effekt. Es ist nicht die billige Grußkarte, die seit zwanzig Jahren immer wieder kommt. Unsere Zeit ist moderner, besser und schneller geworden, also passen Sie sich an und werden ebenso.

  • Im Job koordinieren wir doch auch unsere Arbeit und optimieren sie, um Zeit einzusparen – warum also auch nicht im privaten Bereich? Stattdessen marschieren wir lange, komplizierte Wege. Wir strukturieren Tagesabläufe nicht und gehen jeweils zur Bank extra, zur Post, in den Supermarkt, zur Reinigung oder zum Friseur. Würden wir mehrere Wege zu einem zusammenfassen, könnten wir viel unserer kostbaren Zeit einsparen. Wir hätten mehr Zeit für unsere Familie, für die Partnerin oder den Freund, könnten an den schönen Dingen des Lebens teilnehmen. Stattdessen fehlt uns aber ausgerechnet dafür Zeit. Nicht umsonst heißt es „Planung ist das halbe Leben“. Da ist wirklich was dran.

Mit einem guten Plan können wir die Hälfte unserer Lebenszeit einsparen und diese dann in vollen Zügen genießen. Auch im privaten Bereichen können wir Aufgaben delegieren, outsourcen, nach draußen abgeben. Lassen Sie Ihre Blusen oder Hemden waschen und bügeln, Sie wissen doch selbst wie zeitaufwendig das ist. Der Friseur und die Nagel-/Fußpflege kommen auch gerne für ein wenig mehr Geld zu Ihnen nach Hause. Sie aber sparen den Weg und die Zeit. Wenn Sie es sich leisten können, beschäftigen Sie für ein paar Stunden eine Putzfrau – vor allem für das zeitaufwendige Reinigen der Fenster. Gardinen- und Teppichpflege geben Sie einfacher an externe Anbieter. Investieren Sie lieber etwas Geld in Ihre Lebensqualität. Das ist eine gute Anlageform und wirft Rendite in Form von Zeit ab.

  • Über das Internet hatten wir bereits in einem anderen Zusammenhang gesprochen. So sehr es uns auch zahlreiche Erleichterungen bietet, die wir aber erkennen und nutzen müssen, ist es allerdings auch ein großer Zeit-Räuber. Wir brauchen eine eiserne Disziplin. Legen Sie deshalb bestimmte Zeiten fest, zu denen Sie online gehen, ansonsten schalten Sie es ab. Es verführt uns doch immer wieder zu Spielereien und nutzloser Zeitverschwendung. Probieren Sie es einmal aus, es geht auch ohne. Sagen Sie es auch ruhig Ihren Freunden, dass Sie nicht 24 Stunden lang am Tag erreichbar sind, sondern nur an exakt bestimmten Tageszeiten. Dann stellen sie sich auch darauf ein. Wer etwas Dringendes mit Ihnen zu besprechen hat, kann andere Wege nutzen, Sie beispielsweise anrufen. Sie kennen das von sich selbst, schreiben einen Text und unterbrechen Ihre dringende Arbeit, um mal eben schnell Mails zu checken oder Nachrichten zu lesen.

Am besten gehen Sie zum Arbeiten dorthin, wo Sie gar kein Internet haben, dann werden Sie auch nicht verführt. Und wenn Sie schon das World Wide Web am Arbeitsplatz haben, schalten Sie alle Chats, Messenger und das Klingeln bei jedem Email-Empfang einfach ab. Denn jeder Ton schreckt Sie auf und verführt Sie dazu, auch reinzuschauen oder gar zu antworten. Das Abschalten akustischer und optischer Signale ist eine wichtige Maßnahme. So wie Ihr Schreibtisch nicht mit Ablenkungsmanövern aller Art überfrachtet sein sollte, so darf Sie auch das Internet nicht davon abhalten, Ihrer eigentlichen Arbeit nachzugehen. Das raubt Ihnen doch die kostbare Zeit, die Ihnen hinterher für Ihre Lebensqualität fehlt. Und genauso ist es auch mit Ihrem Smartphone. Stellen Sie es auf lautlos, wenn Sie wichtige Dinge zu erledigen haben. Spielen Sie nicht ständig mit Ihrem Gerät herum. Gerade für Leute, die einen Hang zur Spielsucht haben, ist das ein idealer Zeitfresser. Erkennen Sie das und steuern dagegen.

  • Die Kinderbetreuung ist ebenfalls mit viel Zeitverschwendung verbunden, weil Sie eben auch sehr emotional vonstattengeht. Wir wollen die liebsten Eltern sein und unseren Kindern die bestmögliche Betreuung geben. Haben Sie aber schon mal darüber nachgedacht, was davon eigentlich bei Ihren Kindern ankommt? Die sind doch vielfach schon mit ihren Gedanken ganz woanders, beim Spielzeug und den Kameraden nämlich. Sie setzen viel zu viel überflüssige Zeit ein. Machen Sie es sich doch einfacher. Organisieren Sie in der Kinderbetreuung Fahr- und Betreuungsgemeinschaften.

Verabschieden Sie Ihr Kind herzlich an der Haustür und lassen Sie es von einer Nachbarin mitnehmen, die auch ihr Kleines zum Kindergarten bringt. Wechseln Sie sich ab.

Man nennt das auch vorhandene Ressourcen voll ausschöpfen und Synergie-Effekte schaffen. Schließen Sie sich mit anderen Eltern zusammen und teilen sich die Arbeit auf. Dann hat jeder mal frei und kann dann andere Dinge erledigen. Wenn drei oder vier Elternpaare sich zusammenschließen, sparen Sie alle eine Menge Zeit ein. So kann man das auch für den Schulweg organisieren, bei den Hausaufgaben oder der Nachhilfe, ja selbst bei den Arztbesuchen. Richten Sie gemeinsame Spiele-Nachmittage ein und planen Sie die Freizeit-Betreuung. So finden Ihre Kinder auch neue Freunde und Spielkameraden. Suchen Sie sich einen Babysitter, damit Sie abends auch mal ins Kino oder essen gehen können.

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Autor: Sanjay Sauldie

Sanjay Sauldie, geboren in Indien, aufgewachsen in Deutschland, studierte Mathematik und Informatik an der Universität zu Köln und machte seinen Master of Sciences (M.Sc.) an der Universität von Salford (Manchester, UK) über digitale Disruption und digitale Transformation (2017) und wurde bei EMERITUS (Singapur) in der MIT-Methode des Design Thinking (2018) geschult. Er ist Direktor des European Internet Marketing Institute EIMIA. Er wurde vom internationalen Weltverband der Webmaster in Los Angeles / USA mit dem Internet-Oscar „Golden Web Award“ und zweimal mit dem „Innovationspreis der Initiative Mittelstand“ ausgezeichnet und ist einer der gefragtesten europäischen Experten für Digitalisierung in Unternehmen und Gesellschaft. In seinen Vorlesungen und Seminaren zündet er ein Feuerwerk von Impulsen aus der Praxis für die Praxis. Es gelingt ihm, die komplexe Welt der Digitalisierung mit einfachen Worten für alle verständlich zu machen. Sanjay Sauldie fasziniert seine Zuhörer mit seiner Bildsprache und ermutigt sie, die wertvollen Tipps sofort in die Praxis umzusetzen - eine echte Bereicherung für jede Veranstaltung!

E-Mail: admin@sauldie.org

Web: https://sauldie.org

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