Abteilungsoptimierung: KIROI-Schritt 6 – Ideen, die wirken

Die Abteilungsoptimierung ist ein zentrales Anliegen vieler Unternehmen und Organisationen, die ihre interne Leistungsfähigkeit steigern möchten. Im Rahmen des KIROI-Modells nimmt Schritt 6 – Ideen, die wirken – eine besondere Rolle ein. Gerade hier entstehen Impulse, die eine nachhaltige Verbesserung unterstützen. Eine gezielte Ideenfindung ermöglicht es, Potenziale systematisch zu heben und Abteilungen so zu gestalten, dass sie effizienter und agiler arbeiten können. Dieser Artikel beleuchtet praxisnah, wie dieser Schritt methodisch genutzt wird und mit welchen Beispielen aus unterschiedlichen Branchen eine wirkungsvolle Abteilungsoptimierung möglich ist.

Ideenfindung als Herzstück der Abteilungsoptimierung

Die Phase der Ideenentwicklung folgt einer sorgfältigen Analyse und Zieldefinition. Nur wenn der Ist-Zustand klar verstanden ist, können passende und praktikable Ideen für eine Abteilungsoptimierung entstehen. In der Praxis hat es sich bewährt, kreative Methoden wie Brainstorming, Mindmapping oder Design Thinking einzusetzen, um vielfältige Lösungsvorschläge zu generieren. So werden von mehreren Perspektiven neue Ansätze sichtbar, die traditionelle Probleme aus einem anderen Blickwinkel beleuchten.

Beispielhaft lässt sich dies anhand folgender Szenarien verdeutlichen:

• In einem Fertigungsunternehmen führte das Team mittels Brainstorming die Idee ein, Arbeitsstationen flexibler zu gestalten. Dadurch konnte die Auslastung verbessert und die Umrüstzeiten auf verschiedene Produkte verringert werden.
• Eine Verwaltungsabteilung nutzte Design Thinking, um den Kundenservice besser auf Bedürfnisse zuzuschneiden. Hierbei entstand ein Ideenpool, der durch digitale Formulare und automatisierte Rückmeldungen die Bearbeitungszeiten halbierte.
• Bei einem Dienstleister wurden mithilfe von Mindmaps Prozessengpässe identifiziert. Daraus resultierte die Idee, Verantwortlichkeiten klarer zu definieren und so Doppelarbeiten zu vermeiden.

Diese Beispiele zeigen, wie verschiedene Werkzeuge zur Ideenfindung bei einer erfolgreichen Abteilungsoptimierung eingesetzt werden können, um konkrete Verbesserungen anzustoßen.

Methodische Unterstützung für Ideen, die wirken

Methoden wie Lean Six Sigma oder Kaizen spielen bei der Abteilungsoptimierung eine wichtige Rolle, weil sie systematische Prinzipien zur Fehlerbeseitigung und kontinuierlichen Verbesserung bereitstellen. So eröffnet beispielsweise Lean Management Wege zur Reduzierung von Verschwendung in Prozessen, die in vielen Abteilungen zu finden sind.

Darüber hinaus bieten Werkzeuge wie das Ishikawa-Diagramm oder der morphologische Kasten Unterstützung bei der strukturierten Identifikation von Ursachen und Lösungsansätzen. Diese Instrumente ermöglichen Teams, ihre Ideen zu validieren und auf Umsetzbarkeit zu überprüfen. Im Ergebnis entstehen Vorschläge, die nicht nur gut klingen, sondern auch im Alltag funktionieren.

Weitere Praxisbeispiele aus unterschiedlichen Bereichen verdeutlichen dies:

• In einer Logistikabteilung wurde durch den Einsatz von Wertstromanalysen ein Engpass in der Warenverfolgung sichtbar. Das Team entwickelte eine Idee, Echtzeitdatenerfassung zu implementieren, was die Transparenz deutlich steigerte.
• Ein Team in der Finanzabteilung nutzte die 5S-Methode, um die Arbeitsplatzorganisation zu verbessern. Die einfache, aber konsequente Ordnung führte zu schnelleren Bearbeitungszeiten und weniger Fehlern.
• Eine Marketingabteilung setzte auf agiles Projektmanagement, um Kampagnen schneller und flexibler umzusetzen. Die daraus entstandenen Ideen zu kurzen Feedbackzyklen verbesserten die Zusammenarbeit und steigerten die Kreativität.

BEST PRACTICE bei einem Kunden (Name verborgen aufgrund von NDA-Vertrag)

Ein mittleres Industrieunternehmen nutzte in der Phase „Ideen, die wirken“ gezielte interdisziplinäre Workshops. Dort wurden von Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen Vorschläge gesammelt, um Schnittstellenprobleme zu reduzieren. Durch eine strukturierte Priorisierung der Vorschläge gelang es, zunächst drei einfache Maßnahmen zu erproben, darunter die Einführung eines digitalen Kommunikationsboards. Dies steigerte den Informationsfluss erheblich und reduzierte Nachfragen im Tagesgeschäft.

Praktische Tipps für eine erfolgreiche Ideenphase

Für die Umsetzung von Schritt 6 im KIROI-Prozess sind einige Punkte zentral:

• Nutzen Sie kreative Techniken, um möglichst viele Ideen auf den Tisch zu bringen.
• Binden Sie verschiedene Perspektiven ein – Mitarbeitende aus unterschiedlichen Hierarchieebenen und Bereichen tragen oft wichtige Impulse bei.
• Erstellen Sie Kriterien, um Ideen bezüglich Machbarkeit und Nutzen zu bewerten.
• Führen Sie Pilotprojekte durch, um Lösungen im kleinen Rahmen zu testen und Erfahrungen zu sammeln.
• Dokumentieren Sie die Ergebnisse und sorgen Sie für eine transparente Kommunikation der Fortschritte.

Zum Beispiel berichtete ein IT-Unternehmen, dass durch einfache Feedbackrunden nach jeder Testphase Ideen schnell verbessert oder verworfen werden konnten. So wurde die Abteilungsoptimierung nicht zum Selbstzweck, sondern zu einem sich dynamisch entwickelnden Prozess.

Meine Analyse

Die Abteilungsoptimierung profitiert maßgeblich von der gezielten Ideenfindung, die Schritt 6 im KIROI-Modell darstellt. Durch den strukturierten Einsatz kreativer Methoden und bewährter Optimierungswerkzeuge entstehen Vorschläge, die sowohl innovativ als auch praktisch sind. Die Einbindung verschiedener Mitarbeitenden und das Testen von Maßnahmen unterstützen eine nachhaltige Verbesserung der Abläufe. Somit gilt dieser Schritt als wesentlicher Hebel, um Abteilungen effizienter, flexibler und zielgerichteter zu gestalten – Faktoren, die in immer komplexeren Arbeitswelten unabdingbar sind.

Weiterführende Links aus dem obigen Text:

Prozessoptimierung: Definition, Methoden, Beispiele
Optimierung der eigenen Abteilung – geht das??
Prozessoptimierung: Definition, Methoden & Umsetzung
Prozessoptimierung: Definition, Ziele, Phasen, Vorgehen
Die 5 wichtigsten Methoden zur Prozessverbesserung

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